Mulai dari Nol: SIPOSKO untuk Pemilik Toko

Gambaran besar

Anda cukup mencatat kegiatan toko seperti biasa. Pembukuannya dibuat otomatis oleh SIPOSKO.

Setiap kegiatan toko mengikuti putaran yang sama:

1. Belanja barang ke supplier. Stok bertambah, uang berkurang atau muncul hutang.
2. Menjual barang ke pelanggan. Stok berkurang, uang bertambah atau muncul piutang.
3. Membayar dan menagih. Hutang dibayar, piutang ditagih.
4. Melihat hasil. Laporan terbentuk sendiri dari semua catatan di atas.

Anda tidak perlu membuat jurnal. Setiap nota, pembelian, dan pembayaran otomatis tercatat di pembukuan.

Istilah dalam bahasa sehari-hari

Tahap 1: Menyiapkan toko

Tahap ini cukup dikerjakan sekali, dan urutannya penting.

1. Masuk dan ganti kata sandi. Masuk dengan akun admin, lalu ganti kata sandinya dari menu nama Anda di kanan atas.
2. Tentukan tanggal mulai pembukuan di Pengaturan > Profil Perusahaan. Pilih tanggal yang mudah, misalnya tanggal 1 bulan ini. Semua saldo awal akan bertanggal ini.
3. Lengkapi nama, alamat, telepon, dan logo. Semuanya tercetak di nota dan faktur.
4. Periksa cabang dan gudang di Pengaturan > Cabang dan Gudang & Showroom. Toko satu lokasi cukup memakai satu cabang, satu gudang, dan satu showroom.
5. Isi rekening bank Anda di Kas, Bank & Giro > Akun Kas & Bank, menggantikan data contohnya.
6. Buat akun setiap karyawan di Pengaturan > Pengguna, dengan peran sesuai pekerjaannya. Jangan memakai satu akun bersama-sama, supaya terlihat siapa mengerjakan apa.
7. Atur PIN supervisor. Pemilik atau kepala toko mengatur PIN dari menu nama di kanan atas. PIN dipakai saat kasir menjual di bawah harga minimum atau di bawah modal.

Bila ingin nomor nota meneruskan nomor lama, atur di Pengaturan > Penomoran Dokumen sebelum transaksi pertama.

Tahap 2: Memasukkan data toko dan saldo awal

Saldo awal adalah kondisi toko pada tanggal mulai pembukuan. Sebelum mulai, hitung dulu stok, uang, hutang, dan piutang Anda.

Data dasar (Master Data)

1. Supplier: nama dan lama tempo pembayaran (hari).
2. Pelanggan: isi batas kredit bila pelanggan boleh berhutang. Bila 0, pelanggan itu harus lunas.
3. Karyawan: jabatan Sales dan Sopir muncul sebagai pilihan saat berjualan dan mengirim.
4. Produk: nama, kategori, varian, harga jual, harga minimum, dan stok minimum.

Saldo awal

Isi berurutan:

Uang di laci kasir juga wajib dimasukkan. Tanpa itu, saldo kas kasir akan tampak minus.

Pesanan yang sedang berjalan

Buat SO-nya, konfirmasi, lalu catat DP lama melalui Saldo Awal Uang Muka di halaman SO.

Periksa hasilnya

1. Buka Laporan Keuangan > Neraca pada tanggal mulai, dan cocokkan dengan perkiraan Anda.
2. Buka Laporan Keuangan > Pemeriksaan Subledger. Semua baris harus cocok.
3. Buka Pengaturan > Kesiapan Go-Live. Bereskan semua butir Blokir sebelum toko mulai memakai aplikasi.

Tahap 3: Belanja barang ke supplier

Pilih Beli Langsung untuk kulakan yang barangnya langsung datang. Pilih PO bila barang dipesan dulu.

Cara cepat: Beli Langsung

1. Buka Pembelian > Beli Langsung.
2. Pilih supplier dan gudang tujuan, lalu isi nomor nota supplier.
3. Tambahkan barang, jumlah, dan harga belinya.
4. Bila sudah dibayar, pilih bayar lunas dan rekeningnya. Bila belum, biarkan menjadi hutang.
5. Simpan. Stok langsung bertambah.

Bila memesan dulu: PO

1. Buat dan konfirmasi di Pembelian > Pesanan Pembelian.
2. Saat barang datang, buka Pembelian > Penerimaan Barang lalu klik Terima.
3. Saat tagihan datang, catat di Pembelian > Faktur Pembelian.

Harga beli harus benar

Harga beli menentukan modal barang, dan modal menentukan untung atau rugi di laporan. Salah ketik di sini akan membuat laporan laba rugi salah.

Setelah belanja, cek Master Data > Harga & Margin. Harga beli yang naik bisa membuat harga jual lama menjadi di bawah modal.

Tahap 4: Berjualan dan mengirim barang

Pembeli yang langsung membawa barang dicatat di Kasir. Pesanan yang dikirim atau memakai DP dicatat di Sales Order.

Pembeli langsung: Kasir

1. Kasir membuka shift di Kas, Bank & Giro > Shift Kasir dan mengisi modal awal laci.
2. Buka Penjualan > Kasir, lalu scan atau ketik nama barang.
3. Periksa harga. Harga jual resmi tampil di bawah kolom harga.
4. Isi uang yang diterima, lalu klik Bayar & Simpan dan cetak nota.

Pesanan dikirim: Sales Order

Contoh: pelanggan memesan springbed Rp 5.000.000, DP Rp 1.000.000, dikirim besok.

1. Buat SO, isi pelanggan, alamat, barang, dan syarat kirim, misalnya 20%.
2. Klik konfirmasi. Barangnya kini dipesan untuk pelanggan itu.
3. Catat DP Rp 1.000.000 di Penjualan > Penerimaan Pelanggan, pilih SO-nya.
4. Jadwalkan pengiriman, pilih sopir dan tim pasang.
5. Saat barang tiba, lakukan serah terima dan minta penerima tanda tangan di layar.
6. Faktur otomatis terbit, DP terpotong, dan sisa Rp 4.000.000 menjadi piutang atau dibayar saat itu.

Bila ada barang dikembalikan

Buka fakturnya, lalu buat retur. Jangan mengubah stok secara manual, supaya modal dan laporan tetap benar.

Bila salah input

Dokumen tersimpan tidak bisa diedit. Batalkan dokumennya, lalu buat ulang yang benar.

Tahap 5: Rutinitas toko

Laporan hanya benar bila kegiatan toko dicatat rutin. Pakai daftar ini sebagai pegangan.

Biaya yang tidak dicatat membuat laba di laporan terlihat lebih besar dari kenyataan.

Tahap 6: Membaca laporan keuangan

Tiga laporan menjawab tiga pertanyaan pemilik toko. Semua ada di menu Laporan Keuangan, dan semua angka di bawah hanyalah contoh.

Laba Rugi: untung berapa?

Angka merah dalam kurung berarti rugi. Bila laba kotor minus, ada barang yang terjual di bawah modal: klik nama akunnya untuk melihat transaksinya.

Neraca: seberapa sehat toko saya?

Neraca membagi kondisi toko menjadi tiga kelompok, dan kedua sisinya selalu sama besar.

Perhatikan bila piutang dan stok terus membesar sementara kas mengecil. Uang Anda sedang tertahan di sana.

Arus Kas: kenapa untung tapi uangnya tidak ada?

Laba tidak sama dengan uang. Toko bisa untung di laporan, tetapi uangnya tertahan sebagai piutang atau sudah dibelanjakan untuk stok. Laporan ini menunjukkan dari mana uang datang dan ke mana perginya.

Lima hal yang dicek tiap bulan

1. Apakah laba bersih naik atau turun dibanding bulan lalu? Gunakan sakelar Bandingkan periode.
2. Apakah laba kotor masih wajar terhadap penjualan?
3. Biaya apa yang paling besar?
4. Berapa piutang yang sudah lewat jatuh tempo?
5. Apakah saldo kas cukup untuk membayar hutang bulan depan? Toko Live memberi perkiraan 14 hari ke depan.

Setelah laporan bulan itu benar, tutup periodenya di Akuntansi > Periode agar tidak ada transaksi baru yang masuk ke bulan tersebut.