Buku Panduan Penggunaan SIPOSKO

1. Mengenal aplikasi

SIPOSKO dibuka lewat browser (Chrome atau Edge) di komputer, tablet, atau HP, tanpa perlu dipasang.

Masuk

1. Buka alamat aplikasi toko Anda.
2. Isi nama pengguna dan kata sandi.
3. Ketik 6 angka pada gambar. Klik tombol putar bila angkanya sulit dibaca.

Setelah 5 kali salah kata sandi, akun terkunci 15 menit. Ganti kata sandi dari menu nama Anda di kanan atas.

Tata letak layar

Menu yang tampil mengikuti hak akses Anda. Bila muncul tulisan "Anda tidak punya akses", minta Pemilik atau Admin menambahkannya di Pengaturan > Role & Hak Akses, lalu keluar dan masuk lagi.

Peran bawaan

Tiga aturan yang berlaku di semua menu

• Dokumen tersimpan tidak bisa diubah atau dihapus. Koreksi dengan tombol Batalkan, lalu buat ulang. Keduanya tetap tercatat.
• Transaksi stok mengikuti cabang aktif yang tampil di kanan atas.
• Periode yang sudah ditutup menolak transaksi baru pada bulan itu.

2. Kasir

Kasir dipakai untuk penjualan langsung barang yang ada di showroom. Pesanan yang dikirim, dibuat khusus, atau dicicil memakai Sales Order (bagian 3).

Buka shift

Setiap kasir harus membuka shift sebelum berjualan.

1. Buka Kas, Bank & Giro > Shift Kasir.
2. Pilih laci kasir dan isi modal awal, yaitu uang yang ada di laci.
3. Klik Buka Shift.

Mencatat penjualan

1. Buka Penjualan > Kasir.
2. Scan barcode, atau ketik nama/SKU barang.
3. Periksa Jumlah, Harga, dan Diskon (Rp). Di bawah kolom harga tampil harga jual resmi dan selisihnya bila harga diubah.
4. Pilih Pelanggan bila perlu, dan Sales bila ada.
5. Isi uang di Tunai diterima, atau tambah Transfer / debit / QRIS.
6. Klik Bayar & Simpan, lalu cetak nota.

Pembayaran kurang

Pelanggan umum harus lunas. Sisa pembayaran hanya bisa menjadi piutang untuk pelanggan yang punya batas kredit, dan tidak boleh melewati batasnya.

Harga di bawah minimum atau di bawah modal

Baris barang menampilkan label merah. Supervisor harus mengisi nama pengguna dan PIN sebelum nota bisa disimpan. Kasir tidak melihat angka modalnya.

Tutup shift

1. Hitung semua uang di laci.
2. Buka Shift Kasir, isi Uang fisik di laci, lalu klik Tutup Shift.

Angka sistem baru tampil setelah shift ditutup, dan selisihnya otomatis dicatat. Kasir yang lupa menutup shift bisa dibantu pengawas lewat tombol kunci di baris shift pada Riwayat Shift. Pengawas wajib menulis alasannya.

Membatalkan nota

Buka Penjualan > Faktur Penjualan, buka notanya, lalu pilih batal. Butuh izin batal penjualan. Faktur yang sudah diretur tidak bisa dibatalkan.

3. Sales Order dan pengiriman

Sales Order (SO) dipakai untuk pesanan yang dikirim, memakai DP, dicicil, atau barang custom.

Alur pesanan

1. Buat SO di Penjualan > Sales Order. Isi pelanggan, sales, alamat kirim, barang, dan syarat kirim (persen pembayaran minimal sebelum barang berangkat). SO draf bisa dicetak sebagai penawaran harga.
2. Konfirmasi SO. Stok langsung dipesan dan tidak bisa dijual ke pelanggan lain.
3. Terima DP di Penjualan > Penerimaan Pelanggan, lalu alokasikan ke SO tersebut.
4. Jadwalkan pengiriman di Penjualan > Pengiriman. Isi tanggal, jam, dan tim pasang.
5. Berangkatkan barang. Bila pembayaran belum memenuhi syarat kirim, perlu PIN supervisor.
6. Serah terima. Penerima bisa tanda tangan di layar HP sopir, ditambah sampai 5 foto. Faktur otomatis terbit, stok keluar, dan DP terpotong.

Cicilan

Cicilan baru bisa diatur setelah SO dikonfirmasi, dari halaman SO. Saat diatur, syarat kirim diganti dengan persentase DP. Pantau tunggakan di Penjualan > Cicilan.

Barang custom

Buat varian baru di halaman Produk, pakai di SO, lalu pesan ke supplier dari SO. Saat barang datang, stok otomatis dipesan untuk SO itu.

Membatalkan

• Batal SO ber-DP: DP dikembalikan atau hangus, keduanya perlu PIN supervisor.
• Batal setelah serah terima: gunakan Batalkan Serah Terima di halaman pengiriman. Hanya bisa bila faktur belum dibayar dan belum diretur.

Retur penjualan

Retur dibuat dari halaman faktur. Barang kembali ke gudang yang dipilih. Nilainya mengurangi sisa piutang, dan kelebihannya menjadi kredit pelanggan atau dikembalikan langsung. Untuk pelanggan umum, kelebihan wajib dikembalikan langsung.

4. Pembelian

Barang masuk lewat dua jalur: dengan PO bila dipesan dulu, atau Beli Langsung bila barang langsung datang.

Dengan pesanan pembelian (PO)

1. Buat PO di Pembelian > Pesanan Pembelian. Isi supplier, gudang tujuan, barang, dan tanggal kirim agar keterlambatan terpantau.
2. Konfirmasi PO untuk mengirimkannya ke supplier.
3. Terima barang di Pembelian > Penerimaan Barang. Panel Menunggu diterima menampilkan PO yang barangnya belum lengkap datang. Stok bertambah saat disimpan.
4. Catat tagihan di Pembelian > Faktur Pembelian. Hutang supplier mulai tercatat.

Beli Langsung

Di Pembelian > Beli Langsung, barang, stok, dan tagihan tercatat dalam satu langkah. Pilih bayar lunas bila dibayar saat itu juga, dan isi metode serta rekeningnya.

Biaya angkut

Catat di Pembelian > Biaya Angkut. Biayanya dibagi ke barang dan masuk ke modal barang.

Membayar supplier

1. Lihat daftar di Pembelian > Hutang Supplier. Kartu di atas menampilkan total, yang lewat jatuh tempo, yang jatuh tempo dalam 7 hari, dan yang belum jatuh tempo.
2. Klik ikon bayar pada baris, atau tombol Bayar Supplier.
3. Pilih rekening dan nominal, lalu simpan.

Retur ke supplier

Buat di Pembelian > Retur Pembelian. Retur atas faktur yang sudah dibayar menjadi kredit supplier, yang bisa dipotong saat membayar berikutnya atau diterima kembali sebagai uang di Pembelian > Pengembalian Dana.

5. Produk dan harga

Satu produk bisa punya banyak varian, misalnya ukuran atau warna, masing-masing dengan harga dan stok sendiri.

Menambah produk

Buka Master Data > Produk > Tambah Produk. Isi nama, kategori, satuan, lalu varian dengan:

Untuk role yang boleh melihat harga beli, tampil modal barang dan peringatan bila harga di bawah modal. Tiap produk barang bisa punya sampai 4 gambar.

Harga & Margin

Halaman Master Data > Harga & Margin menampilkan barang yang harganya bermasalah, dan harganya bisa diperbaiki di tempat.

1. Lihat kartu ringkasan: di bawah modal, harga minimum di bawah modal, margin di bawah target, dan harga sehat.
2. Atur Target margin dan Bulatkan saran ke.
3. Ketik harga baru di tabel, atau klik ikon Pakai saran. Centang beberapa barang untuk menerapkan saran sekaligus.
4. Klik Simpan pada bilah di bawah layar.

Setiap perubahan masuk riwayat harga. Margin dihitung dari (harga jual dikurangi modal) dibagi harga jual.

Cetak label

Di Master Data > Cetak Label, pilih barang dan jumlahnya, lalu pilih Barcode, QR code, atau keduanya. Hasil scan keduanya dikenali di Kasir.

6. Persediaan

Stok dicatat per gudang atau showroom, dan selalu mengikuti cabang aktif.

Gunakan Transfer Stok saat memindahkan barang dari gudang ke showroom, karena Kasir hanya bisa menjual dari stok yang ada di gudang yang dipilih.

Lakukan Stok Opname secara berkala. Bila hitungan fisik berbeda dengan sistem, selisihnya dicatat dan ikut ke laporan keuangan.

7. Kas, bank, giro, piutang, dan hutang

Setiap uang masuk dan keluar dicatat pada akun kas atau bank tertentu, sehingga saldonya bisa dicocokkan dengan uang sungguhan.

Kas dan bank

Akun yang punya rincian (piutang, hutang, persediaan, giro, uang muka) tidak bisa dipilih di Kas Masuk & Keluar. Gunakan menu masing-masing.

Menerima pembayaran piutang

1. Lihat Penjualan > Piutang Pelanggan.
2. Klik ikon terima pada baris, atau tombol Terima Pembayaran.
3. Pilih cara bayar, lalu simpan. Kwitansi bisa dicetak.

Giro

• Satu kwitansi atau pembayaran giro berisi satu lembar giro.
• Giro masuk baru menambah saldo bank setelah dicatat cair di Monitoring Giro.
• Giro ditolak membuka kembali piutang atau hutangnya.

Kredit pelanggan

Kelebihan nilai retur menjadi kredit pelanggan. Kredit bisa dipakai saat membayar, atau dikembalikan lewat Penjualan > Kredit Pelanggan.

8. Laporan dan Toko Live

Menu Semua Laporan menampilkan semua laporan yang boleh Anda buka. Tiap laporan punya tombol Ekspor Excel dan Cetak; pilih "Simpan sebagai PDF" di dialog cetak untuk berkas PDF.

Laporan keuangan

Klik nama akun di Laba Rugi untuk melihat buku besarnya.

Laporan operasional

Tersedia antara lain Laporan Penjualan, Diskon Penjualan, PO Belum Diterima, SO Belum Terkirim, Jadwal Kirim & Pasang, Uang Muka SO, Umur Piutang, Umur Hutang, Kartu Pelanggan, Kartu Supplier, dan Performa Supplier.

HPP dan margin di Laporan Penjualan hanya terlihat oleh role yang boleh melihat harga beli.

Toko Live

Toko Live menampilkan miniatur 3D toko yang bergerak mengikuti transaksi asli.

• Panel Kondisi toko menandai bagian toko yang perlu perhatian.
• Panel Proyeksi memperkirakan barang yang habis dalam 14 hari dan saldo kas 14 hari lagi. Angkanya perkiraan kasar.
• Putar Ulang memainkan aktivitas satu hari sesuai jamnya.
• Klik bangunan untuk membuka jalan pintas. Di Gudang dan Showroom ada tombol membuat PO untuk barang yang segera habis.
• Mode ringan untuk komputer lama.

9. Pengaturan

Menu Pengaturan umumnya hanya untuk Pemilik dan Admin.

PIN supervisor

PIN dipakai untuk menyetujui harga di bawah minimum atau modal, mengirim barang sebelum syarat bayar terpenuhi, dan membatalkan SO ber-DP. Setiap supervisor mengatur PIN sendiri dari menu nama pengguna di kanan atas.

Kesiapan Go-Live

Halaman ini membaca data toko langsung dari database, lalu memberi tiap butir status:

Klik Buka pada butir untuk menuju halaman perbaikannya, lalu klik Periksa Ulang.